Hayır, böyle bir görev ve misyona sahip değiliz. Proje Koordinasyon Birimi’nin görevleri şu şekilde tanımlanmıştır.

• Proje teklif çağrısının hazırlanması ve potansiyel faydalanıcılara değişik ortamlarda duyurulması,
• Proje tekliflerinin toplanması,
• Projelerin usul yönünden değerlendirilmesi ve projelerin Proje Seçim Komitesine sunulması,
• Onaylanan projelerin yararlanıcılara duyurulması,
• Uygulamanın başlanması ile birlikte projelerin izlenmesi, saha ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi

 

Kamu kurumları bünyesinde çalışan personele proje kapsamında ödeme yapılamaz. Ancak proje gereği kurum dışı desteğe ihtiyaç duyulursa, bu hizmet alımı proje kapsamında uygun maliyet olarak nitelendirilebilecektir.

Altyapı projelerinin, belirtilen süre içerisinde tamamlanılamaması durumunda bu durum Proje Koordinasyon Birimi aracılığıyla Program Yönetim Merkezine bildirilir. PYM gerekçeleri inceler ve uygun görürse ek süre verebilir. Ancak bu durum altyapı projeleri haricindeki projelerde –mücbir sebepler dışında- geçerli olmayacaktır.

Özellikle Kamu Projelerinde, kurumun sahip olduğu veya bölgedeki diğer kamu kurumlarının sahip oldukları altyapı ve teknik desteklerden istifade edilmesi gereklidir. Bu maliyetlerin gerekçelendirilmesi sürecinde ve proje seçim aşamasında bazı avantajlar sağlayabilecektir. Yapılması zorunlu harcamalarda ise faaliyetin ve maliyetin gerekçesi iyi açıklanmalıdır. Maliyetlerin piyasadaki rayiç bedellerin üzerinde olmadığına dikkat edilmelidir.

Projelerinizde ortaklarınız olması hem projenin kabul edilebilirliği sürecinde lehinize olacaktır hem de projenin uygulanmasında yerel maddi ve teknik kaynaklardan da istifade etmeniz anlamında faydalı olacaktır. Bir/birkaç projede lider iken başka bir/birkaç projede ortak olmanız mümkündür. Ancak burada yönetim ve kaynak kapasitenizin yeterli olması gerektiğini göz önünde bulundurmanız gereklidir. Örnek olayda belirtildiği şekilde bir durum gerçekleşirse, programın finansman desteğinde herhangi bir değişiklik olmayacaktır.

Fizibilite Planı, bir projenin ekonomik olarak uygulanabilir olup olmadığını, proje amaçlarına öngörülen faaliyetler ve araçlar ile ulaşılıp ulaşılamayacağını değerlendirmeye yarayan bir analizdir.

 

Türkiye-Suriye Bölgelerarası İşbirliği Programı kapsamında;

 

-         Alt Yapı Projelerinde “Fizibilite Planı”,

-         Girişimciliğin Desteklenmesi, Kapasite Geliştirme Projelerinde “İş Planı”

-         Turizm-Kültür, Eğitim ve Araştırma Projelerinde “Detaylı Faaliyet Planı” hazırlanacaktır.

 

Alt Yapı projeleri Fizibilite Planı ile birlikte Teknik Tasarımlar, Keşif-Metraj, Çevre Değerlendirmesi (ÇED) Kontrolluk ile ilgili belgeleri de başvuru formu ile birlikte sunacaklardır.

Projelerin olmazsa olmazı “sürdürülebilir” nitelikte olmalarıdır. Bu anlamda projelerin bir kereye mahsus değil de muhtelif zamanlarda tekrar uygulanabilir olması gerekmektedir. Bu bağlamda alınan teçhizatın ilerleyen süreçte tekrar kullanılabileceği göz önünde tutulmalıdır. Kamu projelerinde, alınan teçhizatlar projenin başarılı bir şekilde uygulanmasının ardından ilgili kamu kurumunun demirbaş listesine geçirilecektir.

Program kapsamında karşılıklı değişimi içeren projelerin olması muhtemeldir. Ancak projelerin karşılıklı değişimler içermesi şeklinde bir zorunluluk yoktur. Eğer proje kurgusu karşılıklı değişimleri içeriyorsa, proje sahibi Halep’ten ilgili muhatapları bularak karşılıklı değişimi planlayabilir ve uygulayabilir.

Hayır. Başvuru Formunun 29. sayfasında yer alan “Banka Bilgileri” bölümünün formun tesliminden önce doldurulması gereklidir. Ayrıca birden fazla proje teslim edecek olan kurumlar, her proje için ayrı bir banka hesabı açtırmalıdırlar.

Sürdürülebilirlik, projenin tamamlanmasının ardından son bulmaması, çeşitli çoğaltan etkileri yaratması ve tekrarlanabilir süreçler içermesi anlamına gelmektedir. Bu bağlamda sürdürülebilirlik için bir süre sınırlandırma yoktur. Başvuru formunda, projenin uygulamada nasıl sürekli hale getirebileceğinin mantıklı bir biçimde ve destekleyici unsurlarla (yerel destekçilerin kim olacağı, finansman ihtiyacının nasıl karşılanacağı, uygulamaların nasıl sahiplenileceği vb.)  ifade edilmesi gereklidir.

Projeye dışarıdan iki şekilde destek verilebilir:

1. Ortak olarak
2. İştirakçi olarak

 

Ortaklar proje yararlanıcıları kadar süreçten sorumlu olacaklardır. Bu sebeple Başvuru Formu’nun  34.sayfasında yer alan “Ortaklık Beyannamesi”'nin ilgili ortak veya ortaklarca imzalanması gerekecektir.

 İştirakçi olarak (izleyici, sponsor, teknik destek vb. şekilde), projeye katılacak kurum veya kişiler ise ortaklar gibi bir sorumluluk taşımamaktadır. Ayrıca finansman desteğinden de yararlanamazlar. Onların herhangi bir taahhütte bulunmasına gerek yoktur. Ancak başvuru formunun teslimi sırasında iştirakçiler hakkında bilgileri ve ne tip bir fonksiyonu olduğunu açıklayan bir belgeyle desteklenmesi faydalı olacaktır.

Proje kapsamında Suriye tarafından muhatap veya ortak, iştirakçi bulunması şart değildir. Ancak proje bu şekilde bir işbirliği kurulmasını gerektiriyorsa bu sürecin yönetiminden proje sahibi sorumludur. Proje Koordinasyon Birimi, bu türden muhatap arama-bulma-iletişim sağlama faaliyetlerinden sorumlu olmadığı gibi bu türden bir hizmet verebilme yetisine de sahip değildir. Buna rağmen, PKB uygun ve gerekli gördüğü takdirde Halep’te kurulan Suriye PKB ile gerekli iletişime geçerek sürece destek verebilir.

Kamu çalışanlarının proje bütçesinden ücretlendirilmesi söz konusu değildir. Ancak kamu projeleri, ihtiyaç duyduğu teknik destek, danışmanlık vb. hizmetleri kurum içinden sağlayamazlar ise dışarıdan hizmet satın alımında bulunabileceklerdir. Projede görev alacak kamu personeli maddi bir kazanım elde edemeyecek olsa da, süreç içinde edinilecek “proje hazırlama ve uygulama” tecrübesi, kariyerlerine ışık tutabilecek bir deneyimdir.

 

Proje sahibi, projeyi hazırlayıp yürütecek olan kurum olup, ilgili kişi ise kurumun en üst düzey amiri veya onun görevlendireceği kurum personeli olacaktır. Başvuru formunun içeriğinden ve uygulamadan bu imza sahibi yetkili olacağı gibi, eğer bu kişi kurum amiri tarafından görevlendirilmişse, kurum amiri de aynı derecede sorumluluğa sahiptir.

Suriye ile ilişkilendirmek ve proje önceliklerine projede yer vermek kaydıyla her türlü fikrinizi proje olarak sunabilirsiniz. Projenizin kabulünde PKB söz sahibi değildir. Proje Seçim Komitesi’nin görüşleri ve Program Yönetim Merkezi’nin kararı esastır.

 

Ortak bulmak ve iletişimin sürdürülmesi işlevlerinde PKB’nin herhangi bir sorumluğu yoktur. Bu görev tamamiyle proje faydalanıcısının insiyatifi ve yetkisi dahilindedir. Ayrıca ortak veya iştirakçi bulunması bir zorunluluk değildir. Projeniz gerektiriyorsa ortak bulmanız gerekecektir. Ortaklarınız size teknik veya mali destek de bulunabilirler. Bu da sinerji yaratılması ve projenin daha geniş kesimlerce kabullenilmesi adına projede olumlu bir etkiye sahip olabilecektir.

Başvuru formu 1.3. maddesi olan “Proje Maliyeti ve Sözleşme Makamından İstenen Finansman Desteği Tutarı” bölümü Dolar, Başvuru Formu eklerinden olan EK-B1 Faaliyet Bütçesi YTL, EK-B2 Beklenen Finansman Kaynakları Dolar olarak hazırlanacaktır. Bütçe ilgili bazı bilgilerin dolar cinsinden istenmesinin sebebi Programın Ortak İzleme ve Yönlendirme Komitesi tarafından değerlendirilmesi sürecinde ortak bir ……oluşturulması amacıyladır. Dolar cinsinden hesaplamalarda, Kamu Projeleri Teklif  Çağrısı tarihi olan 16 Mayıs 2007’deki Merkez Bankası Döviz Satış kuru dikkate alacaktır.

( $1=1.323 YTL)

Program kapsamında ki projelerde KDV den muafiyet söz konusu değildir.

Malzeme satın alırken malın yurt içinden tedariki esastır. Ancak satın almaya konu olan malın yurtiçinden sağlanmasının mümkün olmadığı ve bu ticari malın, proje kapsamında alınmasının zorunlu olduğu gerekçelendirilmelidir.

 

Yurtdışından  malzeme alımı ancak ihale şartnamesine uygun ve nitelikli teklif alınarak yapılabilir.  Herhangi bir muafiyet söz konusu olmadan bütün resim ve harçlar ödenmek suretiyle alım yapılabilir.

Eğer talep edilen finansman desteği tutarı 100.000 Amerikan Dolarını aşıyorsa, projede yeminli mali müşavir denetim yapacak ve bu maliyetler başvuru formu bütçe kısmında 5.3 Denetim maliyetleri kaleminde belirtilecektir.

Birbiri ile ilgili olanlar tek bir paket halinde ihale edilmeli, örneğin bilgisayar, bilgisayar masası, yazıcı , kartuş alımı tek başlık altında (bir lot olarak) ihaleye çıkabilir.yani birbiriyle ilişkili mal ve hizmetlerin alımında her bir kalem için ayrı alım yapılması yerine birden fazla kalem için tek alımın yapılması uygundur.

Bu paketin şartnamesi hazırlanırken öngörülen bütün masraflar toplam bedele dahil edilmelidir. Ayrıca programa ait “Satın Alma Rehberi”nde daha ayrıntılı bilgiye ulaşılabilir.

Program kapsamında, Halep'te Gaziantep'te olduğu gibi bir Proje Koordinasyon Birimi teşekkül etmektedir. Ancak henüz ofis kurulum aşamasındalar. Bu yüzden iletişim bilgileri mevcut değildir. Aynı zamanda,  Suriye Başkonsolosluğu ile bu konu hakkında görüşebilirsiniz.

Proje Başvuru Formu Kamu, Stk ve Kobiler için standart formatta hazırlanmıştır; dolayısıyla sizinle ilgili olan ve mantıklı cevaplayabileceğiniz kısımları doldurunuz. Ancak format üzerinde değişiklik yapmayınız.

4.1 Maddesinde, kendi kurumunuz tarafından gerçekleştirilen ulusal veya bölgesel her türlü projeyi listeleyebilirsiniz. Yazmış olduğunuz listeden bir tane projeyi seçip belirtilen başlıkları baz alarak en fazla 1 sayfada detaylı bilgi vermeniz gerekmektedir.

Kaynaklar konusunda 4.2.5 Diğer ilgili kaynaklar maddesinde proje ile ilişkilendirebileceğiniz her türlü kaynağı belirtebilirsiniz. Diğer kısımlarda ise sizinle ilgili olan ve mantıklı cevaplayabileceğiniz kısımları doldurunuz.

Başvuru formunun "İş Planı", 2.1 Yasal Statü başlığı altına "Kamu Kurumu" başlığı eklenmiştir. Projenin ek'lerini içeren bu dosyanın son hali şu adresten indirilebilir: http://www.projekoordinasyon.org/bfekler.doc

Yapılması istenen teknik denetim, dışarıdan üçüncü kişilerce profesyonel anlamda yapılacak olan denetimdir. Bünye içinde yapılan teknik denetimin bu anlamda bir geçerliliği olamaz.

Proje başvuru formunu Türkçe olarak doldurunuz. Ek-D İngilizce proje özetini doldurmanız yeterli olacaktır.

Projenizin içeriğine bağlı olarak tercüman ihtiyacı varsa bunun faaliyetler kısmında gerekçelendirilmesi ve bütçenin “5.5 Tercüme, Tercümanlar” kaleminde maliyetinin gösterilmesi gerekir.

İhale ve Satınalma Prosedürlerine Proje Koordinasyon Biriminin web adresinde  www.projekoordinasyon.org  yer alan “Program Dökümanları” bölümünden ulaşabilirsiniz.  Ayrıca, proje kapsamındaki ihale giderleri proje bütçesinden karşılanabilecektir.

Ön ödeme miktarı proje kapsamında sağlanacak finansman desteğinin %50'sini ifade etmektedir. katkı payı bu tutarın dışındadır.

Projenizin tamamlanmasının ardından, nihai teknik rapor hazırlayarak nihai ödeme talebinde bulunacaksınız. Raporunuz incelenecek ve harcamalarınızın uygunluğu teyit edildikten sonra kalan %50'lik kısmın ödemesi gerçekleştirilecektir.

Bu uygulamanın değişmesi söz konusu değildir. Belirtilen kurala dikkate edilerek, ödemelerin bir kısmının proje sonuna doğru yapılması veya ileri bir takvime bağlanması lehinize olacaktır.

Ancak proje sahiplerinin mağdur olmamaları adına, nihai rapor sonrası ödemeler olabildiğince kısa sürede yapılacaktır. Bu sürenin kısalmasında raporun kalitesi ve harcamaların kolaylıkla teyit edilebilir olması temel dinamiktir.

İfadelerde geçen limitler projenin yürütülmesinde temel faaliyetleri kapsayan alımlar için geçerli değildir. Yani satın alıma konu olan makine ve ekipman eğer projeyi oluşturan temel faaliyetlerden ise belirtilen limitler dikkate alınmayacaktır. Bu limitler kırtasiye, bilgisayar, telefon vb. ofis ve genel yönetim giderlerine dönük maliyetlere ilişkindir. Yine insan kaynaklarına ilişkin maliyetler, eğer projenin esas faaliyetlerini oluşturuyorsa bu limitleri dikkate almayacaktır. Örneğin, karşılık öğrenci değişimini amaçlayan bir programda, faaliyetler seyahat ve insan kaynakları maliyetleri içerdiğinden, bütçe hazırlarken bu limitleri göz önünde tutmayacaklardır. Ancak maliyetlendirmenin rayiç değerler üzerinden olmasına dikkat edilecektir.